5 ok, amiért még ma ki kell próbálnod egy projektmenedzsment szoftvert

Összecsapnak a fejed felett a hullámok? Megint elvesztetted a cetlit, amire kutyafuttában felírtad a legfontosabb napi teendőket? Gondjaid vannak az időmenedzsmenttel? Nem vagy egyedül, de mivel ez már a 21. század, van megoldás. Egy jó projektmenedzsment szoftver még a családi tervezésben is segíthet. Elmondjuk, miért próbálj ki egyet most azonnal. 

Mint vállalkozó, freelancer (szabadúszó – a szerk), családanya, vagy más szuper elfoglalt ember a mindennapi életünk során 4 dolog közt lavírozunk.

Szeretnénk a havi költségvetésen belül maradni úgy, hogy minden teljesüljön, amit elterveztünk. Ismerős? Szeretnénk moziba menni és megvenni a starbucks-os kávénkat is, meg az új kabátot ebben a hónapban, ráadásul a könyvelőt és a marketingest is ki kell fizetni, meg továbbképzésre is jó lenne elmenni. Tehát ezzel a négy dologgal „zsonglőrködünk”:

  • IDŐ,
  • PÉNZ,
  • ERŐFORRÁS,
  • TERVEK.

Lássuk, hogyan segítheti a megoldást egy jó projektmenedzsment szoftver! 

Mindenki együttműködhet mindenkivel

Mindenkinek egy oldalon kell állni ahhoz, hogy a végtermék létrejöjjön és működjön, akár egy család mindennapi életéről van szó, akar egy multimillió dolláros projektről.

Ha bármi nehézséged van, be tudsz jelentkezni a szoftverbe, kit tudod tenni a kérdésed az üzenőfalra, bejelölheted, kinek szól, és a szakember megválaszolja úgy, hogy mindenki látja. Ez lerövidíti az időt, amit azzal töltenél, hogy a választ keresgéled. Emellett mindenkit informálsz közben, hiszen minden látható a platformon.

Ezen felül a megbeszéléseid alapján feltölthetsz ide dokumentumokat. Egyes projektmenedzsment szoftverekben van chat funkció is, ami olyan, mint a WatsApp.

Mikor belépsz, van egy kezdő felület, ami mutatja, kinek mi a feladata, ki hol tart éppen vele. Szóval mindig képben leszel. Ha a te feladatod valaki máséra épül, látod, még mennyi időd van, mielőtt kezdheted. Jól hangzik, ugye?

Csapatban tervezhetsz

Egy rendszer nélkül elég nehéz átlátni, kinek mit mikorra kell megcsinálnia.

Az idő pénz, bátor vagy, ha vesztegeted! Ha nem tiszta, mit kell csinálni azoknak, akiknek fizetsz egy szolgáltatásért, akadhatnak problémáid a félreértésekből.

Egy projektmenedzsment szoftverben csodálatosan meg lehet tervezni mindenki feladatait egy megosztott naptárban, ráadásul nyomon lehet követni és teljes egész tervként látni a végkifejletet.

Be tudod állítani a prioritásokat, elkerülve a félreértést a felek között. Nem lenne jó például, ha te is és a férjed is azt hinné, hogy a másik hozza haza a gyereket a bölcsiből, majd otthon ámulnátok, hol a gyerek, ugye?

Menedzselheted az erőforrásaidat – pénzügyi szempontból is

Nem szereted, ha az idődet vesztegetik, ugye? Megsúgom, mások sem.

A jó kis erőforrás menedzselés funkciónak köszönhetően átláthatod, hogy milyen erőforrásra lenne éppen szükséged, és megtervezheted, az mennyibe fog kerülni. Van egy adott feladatod, ami nagyjából 4 órát vesz igénybe? Kell rá egy marketinges? Meg egy dizájner is – de 3 órára csak? Adj hozzá mindent, és a rendszer automatikusan felülírja az árat az ő órabérük alapján bármilyen változtatásnál, majd kiszámolja, mennyibe kerül így neked a projekt.

Dokumentálhatsz mindent egy helyen

A feladatokhoz doksikat tudsz csatolni. A projektjeidhez is. Ezek mindenki számára elérhetőek és átláthatóak.

Nincs félreértés. Nem hagyod el többet a jegyzeteidet, nincs kétértelmű megbeszélés.

Az adott megrendelés összes dokumentációja megtalálható egy helyen. Mindenki hozzáférhet akár hajnal 1h-kor is.

Átlátod a kiadásaidat és bevételeidet

Minden projektednek megvan a saját kiadás és bevétel része. A projektmenedzsment szoftverben átláthatod minden projekted összes kiadását és bevételét egy helyen. Láthatod, melyik erőforrás – helybérlés, vacsora, meeting stb. – mennyibe került, és hogy hol csúsztál meg esetleg. Lehívhatsz havi, heti riportokat is. Beállíthatod a funkciót is, hogy automatikusan küldjön emlékeztetőt a megrendelőidnek, ha még nem fizettek a fizetési határidő lejárta előtt 3 nappal. Ha beérkezett a pénz, pipa, és nem küldi az emlékeztetőt. Esetleg neked is jöhet egy emlékeztető, ha a projektre szánt pénz 70%-a már elfogyott, hogy ideje visszavenni a költéssel, és újrakalkulálni.

Ha úgy érzed, a fentiek alapján érdemes lehet letölteni egy szoftvert, a jó hír, hogy szinte minden szoftvernek van már ingyenes verziója. Nekem személy szerint az alábbiakkal van tapasztalatom:

  1. Asana
  2. Clarizen
  3. Monday
  4. JIRA

Ha megtanulod a projektmenedzsment alapokat, és hozzáteszel egy megfelelő szoftvert, nem kis pénzt és időt spórolhatsz, nem beszélve arról, hogy csak kinyitod az appot és rögtön látod, hogy állsz!

Vélemény, hozzászólás?