5 tanács a gördülékeny vállalati home office-hoz

Több szempontból is hatalmas kihívás elé állítja a magyar vállalatokat a koronavírus járvány. Az egyik legfontosabb feladat, amit minél gyorsabban és hatékonyabban meg kell oldaniuk, a teljes home office-ra való átállás. A Jobsgarden már két éve bevezette a részleges home office-t, most magasabb szintre lépnek. Paulovics Éva ügyvezető mondja el a tapasztalatait.

Magyarországon a versenyszféra háromnegyede mindeddig úgy gondolta, hogy kifejezetten sok home office lehetőséget biztosít. Csak a dolgozók látták ezt másképp, derült ki a Jobsgarden tavaly ősszel végzett kutatásából. Azoknak a cégeknek a 70%-a, ahol eddig nem volt home office, nem is tervezte bevezetni azt. „IT szempontból problémás lenne” és „csökkentené a csoportmunka hatékonyságát”, miközben a munkavállalók közel 80%-a nagyon is élt volna ezzel a lehetőséggel.

A Jobsgarden csapata már 2018-ban átállt a rotációs home office-ra. Középen Paulovics Éva, ügyvezető.

Kiderült, a rugalmas foglalkoztatási formák elterjedésének útjában elsősorban a bizalomhiány áll. Nagy feladatot kaptak hát most a magyar vállalatok, amelyek eddig rugalmatlanul közelítettek a 21. század egyik legnagyobb munkaerőpiaci vívmányához. Paulovics Éva, a Jobsgarden ügyvezetője szerint a kényszerátállás nem lesz könnyű.

1. Készülj fel a nehézségekre!

A Jobsgarden csapata 2018-ban döntötte el, hogy megpróbálkozik a home office-szal. Drasztikus módszerrel kezdtek: rotációs rendszerben dolgoztak, vagyis beosztották, ki mikor tartózkodik otthon vagy az irodában.

Ugyan az előzetes igény nagy volt, hamar megmutatkoztak a buktatók. ­Egy csomó olyan nehézség adódott, amire nem számítottak az elején, tudjuk meg Paulovics Évától, a Jobsgarden ügyvezetőjétől. Akadt olyan csapat, ahol elsőre romlott az együttműködés minősége, megháromszorozódott például az e-mailek száma, mert mindenki minden apróság miatt írt valamit. A végén mindenkinek százezer levele volt, ami teljesen követhetetlenné tette a munkát. Lelassult az információáramlás, de az is előfordult, hogy csoportos meetingen nem tudták beállítani úgy a kamerát, hogy mindenki egyszerre látszódjon.

2. Légy türelmes!

A kezdeti problémákat hamar orvosolták, Éva mégis kiemeli, nem tervezték, hogy teljes home office-ra állnak át. A vészhelyzetre való tekintettel azonban mégis úgy döntöttek, hogy hétfőtől mindenki otthonról végzi a munkáját. Sok kollégájuk tömegközlekedéssel jár dolgozni, ők kifejezetten igényelték a változást, de a vezetőség is ezt látta a legbiztosabb lépésnek.

– Ki kell, hogy alakuljon a home office ránk szabott kultúrája, és ehhez időre és türelemre van szükség. Nagyon nehéz lesz azoknak, akiknek hirtelen, előkészítés nélkül kell átállniuk az új rendszerre – vélekedik Éva.

A hatékony otthoni munkavégzéshez nem csak eltökéltségre, de házirendre, szoftveres feltételekre és higgadtságra is szükség van, mert nincs két egyforma cég, így azt sem tudhatja senki előre, hogy pontosan milyen buktatók jelentkeznek majd.

– Az online meetingeken fontos például, hogy ne beszéljünk egyszerre, mert a nagy hangzavarban nem fogjuk hallani a lényeget. De azt is ki kell tapasztalni, milyen kamerával működik igazán jól a dolog. Sokkal jobban kell figyelni egymásra, mint korábban – vélekedik.

3. Tájékoztass átlátható módon!

– Szerencsére nekünk már nagy tapasztalatunk van a home office terén. Nálunk csak a diákok nem dolgozhattak eddig így, a betanulási időszakban lévők számára pedig nyilván nem szerencsés a lépés, de a jelenlegi helyzet megkívánta a döntést – mondja, és hozzáteszi, mostantól még nagyobb hangsúlyt fektetnek a transzparens tájékoztatásra, hiszen egy ilyen feszült helyzetben nagyon sok a bizonytalansági tényező, így mindenki jobban vágyik az információkra, mint korábban.

– Ez azt jelenti, hogy minden reggel online nyitó meetinget tartunk a vezetőségnek, kétnaponta pedig a teljes cégnek. Egészségügyi és üzleti szempontból is nyíltan kommunikálunk – magyarázza Éva.

– Írunk egy To Do listát az új szabályokról, és szorosabbra vesszük a reporting rendszert, hogy lássuk, változik-e a céges összteljesítmény. De publikáljuk azt is, hogy csökken-e a megrendelésállomány, hiszen egy munkaerő-toborzással foglalkozó cég esetén ez valós fenyegetettséget jelent, és ezt az alkalmazottak is tudják – fejti ki Éva, és nem titkolja, kellemetlen hatása is van a teljes home office-nak. – A recepciósunkat sajnos kényszerszabadságra kellett küldenünk, hiszen, ha senki sincs az épületben, akkor neki is felesleges bent ülnie – mondja.

4. Gondold újra, törekedj a papírmentességre!

Éva kiemeli, a siker szempontjából nagyon sok múlik a technikán, és azon is, hogy a kollégák tudják-e használni. De legalább ilyen sokat számít, hogy papírmentes-e a cég. – Ha sok a papíralapú folyamat, akkor megoldhatatlan lesz a teljes home office, hiszen valakinek állnia kell a nyomtató mellett ­– világít rá, és hozzáteszi, érdemes átállni felhő alapú szoftverekre, amelyek mindenki számára bárhonnan könnyen hozzáférhetők.

– Mindezt egyik napról a másikra nagyon nehéz lesz megoldani. Valószínűleg csak fokozatosan sikerül majd – mondja Éva, aki úgy véli, egy-két napot home office-ban tölteni semmi ahhoz képest, ami most vár mindannyiunkra.

5. Legyen mindenki fegyelmezett!

A home office alapvetően egy jól működtethető rendszer, biztosít róla a Jobsgarden ügyvezetője.

– Ha a munkafolyamatok átláthatók, ha jó és követhető a mérési rendszer, a kollégák gördülékenyen „logolnak” be-és ki, és fegyelmezetten tartják a szabályokat, akkor nem lesz gond vele – fejezi be.

Fotó: Canva.

Vélemény, hozzászólás?