Bizalom és erre épülő vállalati kultúra, no meg megfelelő infrastrukturális háttér – ez mind kell ahhoz, hogy jó home office rendszert lehessen kiépíteni. A vírus megadta a végső lökést. Azok a cégek is kénytelenek voltak tesztelni a távoli munkavégzés működőképességét, amelyek eddig tartottak tőle. Piaci szereplőkkel beszélgettünk.
A vírus után minden megváltozik, egyszer csak új, megértőbb világra ébredünk, reménykednek benne sokan. S ha ezt igazából nem is ígérheti senki, az elképzelhető, hogy életünk bizonyos területein beszélhetünk majd koronavírus előtti és koronavírus utáni időszámításról is. A munka világa tipikusan ilyen.
Akadnak szektorok, amelynek szereplői már a járvány előtt is a rugalmasság irányába haladtak, de olyanok is, amelyeknek egy-két nap alatt kellett a nulláról új, addig ismeretlen rendszert kiépíteni. Hogy végül kinek hogy sikerült, az leginkább a vállalati kultúrától és a bizalom általános szintjétől függ. A különböző iparágak más-más módon és hatékonysággal tudtak alkalmazkodni. Nemcsak magától a szektortól függött ugyanis a végeredmény, de attól is, hogy az egyes szereplőket milyen mértékben érintette és milyen felkészültségben érte a helyzet. A tapasztalat azt mutatja, hogy a bizalom alapú cégeknél sokkal jobban ment az átállás, mint a kontroll alapú vállalatoknál.
Ez nem klasszikus home office
– Fontos, hogy a vírushelyzet időszaka és a klasszikus home office vagy egyéb távoli munkavégzési formák között különbséget tegyünk – kezdi Uzsák Éva Virág, a munkavállalói élményt kutató HR-tanácsadó vállalat, a Kincentric ügyvezető igazgatója.
– Azt, hogy az emberek, egyértelműen megszerették-e a home office-t, illetve, hogy az mennyire hatékony, körültekintően érdemes kezelni, hiszen azért sztenderd home office-ban például nem feltétlenül vannak otthon egésznap a gyerekek, tanul és dolgozik egyszerre mindenki otthon a családból, de ez csak egy példa a sok közül.
A vírus extrém helyzetet teremtett, amelyhez mindenkinek az egyéni adottságok mentén kellett igazodni – fejti ki, és hozzáteszi, az, hogy valaki nem az irodában dolgozik, járványmentes körülmények között nem jelent feltétlenül home office-t.
A távoli munkavégzés szempontjából lényegi kérdés, hogy egy olyan új keretrendszert próbálhatott ki mindenki, ami alapjaiban változtathatja meg az eddigi sémákat, derül ki. Az elmúlt hónapokban ugyanis nagyon jól látszott, hogy igenis lehetséges rugalmas keretek között hatékonyan működni. Sőt!
Tobzódunk majd az egyéni megoldásokban
– Biztos vagyok benne, hogy a jövőben sok egyéni megoldással találkozunk majd. Azt látjuk, hogy a cégek nemzetközi szinten is próbálnak mozdulni a rugalmasság felé – avat be, és elmondja, például az IT-, Tech-, vagy akár a tanácsadói szektorra ez korábban is jellemző volt, de gyakorlatilag bárhol, ahol jelentős munkavállalói állomány végez irodai munkát, nagyobb elmozdulás jöhet a távoli munkavégzés és a rugalmas megoldások irányába. Ez pedig olyan kérdéseket vet fel, melyekre szintén izgalmas kihívás lesz választ adni.
Például, ha jelentősen csökken a kollégák személyes találkozási, kapcsolódási lehetősége, akkor mi fogja őket összetartani? A munkát mérjük vagy a munkával eltöltött időt? Mit hoznak az egyéni preferenciák? Mert a realitás az, hogy bár sokan élvezik az új helyzetet, legalább annyian nem akarnak majd távolról dolgozni. – Egy tudatos vezetőnek, vagy szervezetnek erre is figyelnie kell – emeli ki Uzsák Éva Virág, és azzal fejezi be, hogy jó lenne a mostani, nehéz szituációból eljutni oda, hogy az egyéni élethelyzeteket és az üzleti érdekeket mérlegelve, egy jó egyensúlyt megtalálva szabadon lehessen dönteni.
Két év helyett két hét alatt legyőzni az akadályokat
Kopányiné Pécsi Judit, az Union HR-igazgatója lelkesen és büszkén mesél az elmúlt hónapok konkrét tapasztalatairól. Az egyik legmerevebbnek gondolt szektorban ugyanis a járvány okozta helyzet miatt közös erővel két hét alatt sikerült olyan akadályokat megugrani, amelyeket korábban két év alatt sem voltak képesek.
– A home office legnagyobb akadálya eddig a folyamatokon kívül azt volt, hogy vajon a vezetők mennyire bíznak a munkatársainkban. És ez most hirtelen nem is volt kérdés – mondja. – Átugrottunk rajta és a kérdés végre azt lett, hogy lehet a leghatékonyabban elvégezni egy feladatot, miközben úgy láthattuk a kollégáinkat, ahogy addig soha, teljes emberként, a háttérben átsétáló családtagokkal, az online meetingeken feltűnő gyerekekkel és a háztartás, családi élet sok-sok zajával. Sokat tanultunk egymásról, de a munkáról is. A kérdés az, hogy most, amikor egy új szakasz kezdődik és részlegesen vagy teljesen visszatérnek a cégek az irodákba, elég hosszú volt-e ez az idő a kényszerű home office-ban, hogy emlékezzünk rá, hogy tanuljunk belőle, vagy, hogy akarunk-e emlékezni erre – teszi fel a kérdést, és meg is válaszolja: ők igen.
Mindennek ára van: eltűnik a saját asztal
– Mi hosszú távon dominánsan megtartjuk a HO-t, részleges irodai munkavégzéssel kombinálva. Az új hibrid munkavégzés szempontjait már ki is dolgoztuk, ehhez támpontot adtak a munkavállalóktól beérkezett kérdések és javaslatok is, hogy mit tartsunk meg és min változtassunk. Persze azért az iroda átalakítása, a munkaállomások közötti nagyobb távolság kialakítása hoz szomorúságot is, pl. a „saját asztal” megszűnését, szóval, van bennünk egy lezárásérzés is. Nagy változás ez – mondja.
– Ugyanakkor ott a lehetőség arra, hogy a munkatársainkat jobban bevonjuk a munkabeosztások kialakításába, hogy a feladatok által megkívánt szempontok elsődlegessége mellett olyan emberi tényezőket is jobban figyelembe tudjunk venni, mint az egészségi állapot, a családi körülmények, vagy a lakhely távolsága – emeli ki, és hozzáteszi, ez azt jelenti, hogy a munkavégzés kereteit adják csak meg, a részleteket a csapatoknak a vezetőkkel együtt kell kialakítaniuk.
– A keretek pedig sokat megengednek, pont olyan sokfélét, mint amilyenek mi magunk vagyunk. A home office korábban is létezett, először megkérdőjelezte a munkavégzés helyének fontosságát, most ennél is tovább léptünk, az eddig atipikusnak mondott munkavégzési formák kezdenek a normává lenni. Ezekhez bizalom kell, bevonás és rugalmasság, mindezeket pedig felelősen kell tudnunk használni vagy kihasználni minden érintett fél oldaláról. Ebben jól vizsgáztunk az utóbbi két hónapban, és bízom benne, hogy erre tudunk és akarunk emlékezni a vészhelyzet után is – fejezi be.
Akik fél óra alatt álltak át
Faludi Péter, a Havas Média Csoport ügyvezetője óvatos nyitásra készül. Vállalatuk kultúrájának legalább egy évtizede része a home office, tehát nem érte őket váratlanul a helyzet, már létező IT policyjuk és technikai hátterük volt hozzá, így nagyjából fél óra alatt meg is oldották az átállást.
– Még a korlátozó intézkedések bevezetése előtt kiderült, hogy az irodaházban, ahol dolgozunk, találtak egy beteget. Azonnal elküldtünk mindenkit, és mire hazaértek, már állt is a rendszer – mondja. Nemcsak azért tudták ezt ilyen könnyen megoldani, mert a technikai feltételek adottak voltak, hanem azért is, mert a korábban már működő szabad home office rendszerük a bizalmi hátteret is megteremtette a váltáshoz. – A járvány előtt hetente nagyjából egy napot dolgozott mindenki home office-ból, úgy, hogy nem volt erre külön szabály. Nem is kellett, hogy legyen. Éltek a lehetőséggel, de nem éltek vissza vele – osztja meg velünk.
Ahol a lélek veszne el a teljes home office-tól
Innentől kezdve azonban dedikáltan több home office nappal számolhatnak majd a kollégák, derül ki. Az első hónapokban, a fokozatos visszatérés idején önkéntes alapon lehet majd az irodában dolgozni, azzal a feltétellel, hogy az első két hétben 30 százaléknál többen egyszerre nem lehetnek bent, két hét után pedig vetésforgóban 50 százalék dolgozhat helyben. Az óvatos nyitás két-három hónapig tart majd, a teljes visszatérést – ha nem lesz második hullám – őszre tervezik. Ám ez sem lesz olyan, mint korábban.
– Nekünk még érvényes az irodabérleti szerződésünk egy darabig, de biztos vagyok benne, hogy ha eljön az ideje a megújításának, akkor elég lesz 30 százalékkal kisebb helyiséget bérelni.
Az irodabérleti szerződéseket általában 5 évre kötik, ez azt jelenti, hogy 1-4 éven belül mindenkinek lejár a szerződése, így a következő évek rettenetes nagy kapacitásfelszabadulást hoznak majd az irodabérleti piacon
– mondja, és hozzáteszi, hogy az egész helyzet legnagyobb nyeresége az, hogy a cégvezetők végre elkezdtek bízni az embereikben, és elhitték, hogy otthonról is dolgoznak. De mivel a teljes home office kérdés iparágfüggő, azt is látja, hogy nem születhet egy minden szektorra érvényes megoldás.
– A kreatíviparban épp a munka lelke veszne el a teljes home office bevezetésével. Hiányozna a csapat. Az ötleteléshez, a brainstorminghoz kell a jelenlét. De az is látszik, hogy az a szolgáltatóiparban dolgozó cég, aki azt mondja ezek után, hogy nem vállalja a home office-t, olyan versenyhátrányba kerül, ami az új normába már nem fér bele. Ami nálunk eddig versenyelőny volt, innentől kezdve nem lesz az – fejezi be.
Nyitókép: Pexels.
