“Azért lettem vállalkozó, hogy végre magam dönthessek arról, hogy mit csinálok és mikor. Így most naponta 10-12 órát is dolgozom…” Sokan összekapcsolják a vállalkozói létformát a mérhetetlen mennyiségű munkával. Szívesen mondanám, hogy én vagyok az üdítő kivétel, akinek megvan a bölcsek köve és tudja, hogyan is lehet vállalkozóként olyasmit csinálni amit szeret, sok pénzt keresni vele és közben nem megszakadni a munkában. De sajnos nem így van. Vannak azonban jó kis trükkök arra, hogyan gazdálkodj az időddel! C. Szabó Helga írása.
Azt mondják a sikeres nagyok, hogy – legalábbis az elején – nagyon sok pluszt kell beletenni. Anélkül nem megy. Szerencsére később már van pár trükk amelyekkel az a 10-12 óra lecsökkenthető akár 8-ra is :), a nagyon profiknak talán kevesebbre is.
Aki már évek óta vállalkozik, de talán az is, aki csak most lépett eme ingoványos talajra, biztos találkozott már a „Tűzz ki célokat!” „Írj listát a teendőidről!” „Kezdd a békával!” „Tartsd magad az időbeosztásodhoz!” „Időzíts!” „Fókuszálj!” vezényszavakkal, vagyis a fent említett trükkökkel, amelyek mind azt a célt szolgálják, hogy a Vállalkozó minél hatékonyabban tudja beosztani a rendelkezésére álló időt.
Fontos dolgok ezek szó se róla, de van egy módszer, amelynek meg kellene előznie az összes előbb felsorolt módszert, és amelynek a bázisnak kellene lennie. Ez pedig az időgazdálkodási napló készítése. Miért is?
Gyakorlatilag percenként jelenik meg egy újabb „10 hatékonyságnövelő tipp” -et tartalmazó poszt a világhálón, amelyben a fent felsorolt trükkök vagy legalább egy részük biztos helyet és szerepet kapnak. Ennek megfelelően a legtöbben lelkesen felírjak az aznapi összes feladatukat, majd este elkeseredetten konstatálják, hogy mindössze 20%-ot teljesítették.
Sajnos, ez a helyzet. Például az IDonethis statisztikái is azt mutatják, hogy a to do listánk elemeinek 41%-a a süllyesztőben landol, azaz tényleg nem végezzük el a kitűzött feladatokat. A LinkedIn statisztikái szerint a cégvezetők és az ultrakirály időmenedzsment zsonglőröknek is mindössze 11%-a tudja teljesíteni az összes, listájára felírt teendőt. Szóval, nem bennünk, egyszerű halandó kisvállalkozókban van a hiba, lám a nagyok sem tökéletesek.
Na jó, de akkor mégis mi történik a nap többi részében? Mármint, tényleg csak 41%-nyi feladatra van kapacitásunk? És mégis minden nap ennyire túlvállaljuk magunkat? Vagy azon a napon éppen valami vis major történik? Esetleg elvégzünk más feladatokat is, amelyek nem is volt a listán, és azok töltik ki a fennmaradó időt?
Bizony ezek lényeges kérdések. Ezért is vallom, hogy a legfontosabb időmenedzsment eszköznek, a bázisnak az időgazdálkodási naplónak kell lennie. Erre kellene alapozni.
„Ha szeretnél lefogyni, vezess naplót a kalória beviteledről! Ha szeretnél kimászni az adósságból, jegyezd fel a költéseidet! Ha pedig jobban szeretnéd felhasználni az idődet, vezess naplót arról, mivel töltöd egy napodat!” – írja egy blogposztjában Laura Vanderkam.
A fentiek alapján gyönyörűen látszik, hogy mi ugyan igyekszünk tartani magunkat a listához, a céljainkhoz, de egyszercsak megcsörren a telefon: gyorsan el kell küldeni egy ajánlatot, beesik egy email, hogy az egy hete leadott anyagot itt meg itt javítani kellene, érkezik egy üzenet egy ügyféltől, hogy ő istenbizi próbálta megrendelni a könyvet, de nem működik a megrendelés, pedig neki most azonnal kell… És ilyenekkel huss! el is röppent két óra, a to do listán pedig változatlanul ott sorakoznak a tételek.
Azután estére ezek a listán kívül elintézett feladatok el is felejtődnek. Arra talán még emlékszünk, hogy volt egy hívás meg egy email, meg valami megrendelés is, de ezek csak néhány percünket vették igénybe… szóval, egyértelmű számunkra, hogy még mindig nem vagyunk elég hatékonyak.
Ahhoz, hogy tudd, hogy hol, mivel, mikor, hogyan lehetne hatékonyabban, jobban, ügyesebben megfogni az idődet, pontosan tudnod kell, hogy mivel is töltöd. Nem nagyjából. Nem úgy, hogy „Szerintem én most ezzel az ügyféllel csak húsz percet foglalkoztam…” Hanem tényleg tudni. Pontosan, feketén, fehéren.
Ezért mindenkinek azt javaslom, hogy még mielőtt bármilyen új applikációt/szoftvert, módszert bevezetne azért, hogy hatékonyabban lépjen újra színre, azelőtt érdemes lenne írnia, és mérnie.
Már egy hétnyi időgazdálkodási napló vezetése is komoly aha! felismeréseket eredményezhet, arról nem is beszélve, hogy megláthatjuk nem csak azt, hogy mire megy el a drága időnk, hanem azt is, hogy mely időszakokban vagyunk adott esetben relatíve hatékonyabbak.
Most, hogy már ilyen jól körbepíároztam ezt a módszert, gyorsan le is írom, hogyan érdemes nekiállni:
- Készülj fel, ezt időt fog igénybe venni. Na nem rengeteget, de akkor is néha le kell körmölni ezt-azt.
- A feladat lényege, hogy fél órás bontásban jegyezd fel, mit végeztél éppen akkor. Lehet az egyszerűen annyi, hogy munka, de a későbbi elemzésben jobb, ha részletezed, pl. grafikák készítése XY ügyfélnek.
- Csinálhatsz magadnak egy egyszerű excel táblát, vezetheted papírlapon, de használhatod az általunk készített táblázatot is. Csinálhatod online vagy offline is, a lényeg, hogy igyekezz minél inkább valós időben vezetni.
- Kezdd amikor neked kényelmes. Nem kell hétfő reggel nyolc órához kötni, de nem kell mindig megvárni a holnapot sem :).
- Ismételd ezt hét napon keresztül.
- Ha van erőd, ismételd még hét napon keresztül.
- Szedd kategóriákra, számolgass és elemezz, nézd meg, hol csúsztak el a napok. Hol és mit lehetett volna máshogy…
Ha megvan a napló és megvan az elemzés, ha látod és tudod, hogy hol vannak az akadályok, akkor arra már tudatosabban tudsz figyelni, és akkor már tényleg azokra a problémákra kereshetsz hatékony megoldásokat, amelyek ott előjöttek. Így kevésbé futsz bele olyan módszerekbe, amelyek nem testhezállók.
Ha érdekel, hogy dolgozó nőként, feleségként, anyaként hogyan tudod jobban megzabolázni az idődet, vagy egyszerűen csak elfogadni, hogy egy nap 24 órából áll, akkor olvasd el a könyvemet!
