A jó projektmenedzselés a sikeres vállalkozás alapja. Sajnos a vállalkozások 70%-a a rossz projektmenedzselés miatt bukik meg. Csak az amerikai IT-projektek hibás kivitelezése 50–150 billió dollár hiányt jelent az amerikai gazdaságnak évente! Magyar adataink persze nincsennek, de nem fér hozzá kétség, hogy a sikeres vállalkozás alapja a jó projektmenedzselés.
A jó hír az, hogy egy talpraesett projektmenedzser azért ezen tud javítani.
A projektmenedzsment alapok elsajátításával te is hatékonyabban tudod menedzselni a mindennapjaid, a feladataid és a vállalkozásod! Nemcsak hatékonyabb lehetsz (azaz időt, pénzt és erőforrást spórolhatsz), hanem már az ötleted kezdetén, a tervezésnél láthatod, hogy megéri-e elindulni valamivel, és ha igen, pontosan hogyan.
Ha definiálni szeretném, mi is az a projektmenedzsment, ezt mondanám:
„A projektmenedzsment olyan folyamatok, tudás, szakismeret, készség, tapasztalat és módszertanok együttese, amelyek segítségével a leghatékonyabban érhető el a projekted célja.”
Mit jelent az, hogy projekt? Egy adott időszakra felállított folyamat. A projekttagok (azaz te, az ügyfeleid, kollégáid stb.) azon dolgoznak az időszak alatt, hogy megoldják a feladatot az ideális módon, vagy akár egy, az előre meghatározott minőségben, az adott időhatárokon és költségkereten belül maradva.
Négy főbb szakasza van minden projektnek, legyen az egy esemény megszervezése, egy weblap elkészítése, vagy éppen egy ház építése.
1. Elindítás (Initiation):
Ez az a rész, amikor az első ötleteidet nagy vonalakban felvázolod, és biztosra mész abban, hogy az elképzeléseidnek van értelme.
Érdemes feltenni az alábbi kérdéseket:
- Milyen problémát oldok meg ezzel?
- Az ötlet tényleg megoldja az eredeti problémát?
- Mi a pontos célom az ötletemmel?
Ideális esetben ekkor készítesz egy business case-t, ami az értékeket kiemelve bemutatja az elképzelésedet. Ezt tudod prezentálni a célnak megfelelően, pl. a kollégáknak, a befektetőknek, az anyukádnak, a barátoknak stb.
2. Tervezés (Planning):
Ha eldöntötted, hogy az ötleted helytálló, akkor már neki is állhatsz a tervezésnek. A lényeg, hogy legyen egy alapos (de nem túl aprólékos), konkrét célokat és kivitelezési lépéseket magába foglaló terved.
Ezeket a kérdéseket gondold végig:
- Milyen időtartam alatt szeretnéd megvalósítani a célod?
- Ehhez mennyi pénz és erőforrás szükséges (tőled vagy másoktól)?
- Van-e egy minimum minőségi szint, ami alatt nem is érdemes elindulni, és ha igen, mi az?
- Melyek lesznek a mérföldköveid, és ezek várhatóan mikor következnek?
Itt mindenképpen jelölj ki olyan határidőket az előtted álló 3-6 hónapra, amikor átnézed, mit értél el, és minden úgy megy-e, ahogyan tervezted! Ha nem alakult minden a tervek szerint, gondold át, min kell változtatni a siker érdekében.
3. Megvalósítás (Execution)
Ekkor történik maga a munkafolyamat. A pénz, az erőforrások, az idő és minden egyéb, a projekteddel kapcsolatos befektetés felhasználása. Itt valósítod meg a célodat! Ez alatt az időszak alatt folyamatosan érdemes ellenőrizni a saját és a más közreműködők teljesítményét.
Minden a tervek szerint megy? Ha igen, akkor rendben. Ha nem, hol csúszunk el? Ezt minél előbb észre kell venni, és a szükséges változtatást meg kell tenni, hogy ne veszíts el túl sok pénzt, időt, egyéb erőforrást!
Kérdezd meg magadtól:
- Minden az előre meghatározott idő és költségvetés szerint halad?
- Valami változást be kell iktatni?
4. Befejezés (Closure) – HURRÁ!
Ez a rész akkor jön, mikor a projekted már elkészült, átadtad a megrendelőnek. (Pl. megvolt a szülinapi mulatság, az új weboldal élesben működik.)
Érdemes végiggondolni és a megrendelővel egyeztetni:
- Minden a tervezettek szerint ment? A megrendelő (pl. akinek a szülinapi buliját szervezted, vagy a weboldalát készítetted) elégedett-e?
- Mi ment jól a megvalósítás során?
- Mit lehetne a következő alkalommal másképpen csinálni, hogy pénzt vagy/és időt spórolj?
Ez az a pont, mikor megválsz a csak az adott feladatra alkalmazott munkaerőtől, kiszámlázod a szolgáltatást a megrendelőnek (üzleti vállalkozás esetén).
A projektmenedzsernek itt érdemes megállni, szusszanni egy kicsit, megünnepelni a sikert.
Kiemelt kép: Freepik
Hasonló tartalmakat nálunk ITT olvashatsz. Ha tetszett a cikkünk, oszd meg másokkal, és kövess bennünket a Facebook-, valamint Instagram-oldalunkon is.
